Email mit System

Ihre Webseite steht, vielleicht auf der ersten eigenen Domain. Da gehört eine schmucke Emailadresse einfach dazu. Aber die sollte dauerhaft sein, denn schließlich wird sie auch in Drucksachen verewigt und soll ohnehin über Jahre erreichbar sein.

 

Email mit eigenem Domainnamen wirkt seriöser

Ich kenne einen Rechtsanwalt, der korrespondiert mit seinen Mandanten über eine Mailadresse bei arcor.de. Nichts gegen Arcor, bestimmt nette Leute. Wirklich. Ich frag mich nur immer, ob er wohl im Sommer auch in kurzen Hosen vor Gericht erscheint. Eine Email auf der eigenen Domain vom Typ chef@meinefirma.de ist aber nicht nur eine Frage des Stils, sondern auch bei jeder Verwendung ein werbender Hinweis auf die zugehörige Webseite. Solche Adressen zu kreieren ist kaum aufwändiger als eine Anmeldung bei Gmx und Co, und ebenso unproblematisch kann man mehrere davon anlegen, zum Beispiel für Angestellte, oder um geschäftliche und private Post zu trennen.

Sie kennen das Problem: Irgendwann mal hat man sich bei web.de angemeldet, als 10 MB gratis noch ein echter Hit waren. Dann hat man sich jahrelang damit rumgeärgert, kam aber nicht weg. Zu viele alte Bekannte könnten einen ja doch noch mal irgendwie so zu erreichen versuchen, irgendwann. Lock-in nennt das der Wirtschaftswissenschaftler, ist so was Ähnliches wie die Entscheidung für eine Kapselkaffeemaschine. Oder den Drucker, für den Sie immer Tinte zum Preis von Chanel No 5 nachkaufen. Kommste halt einfach nicht mehr los von. Spam hin, ständig überquellendes Postfach her.

 

Wichtig: Schutz vor Spam

 

Schutz vor Spam

 

Die eigene Webseite ist eine vorzügliche Gelegenheit, die leidige Emailfrage mit einer gewissen Endgültigkeit anzupacken. Folgende Zielsetzungen werden angestrebt:

 

A   Geschäftliche Korrespondenz über chef@meinefirma.de. Die Adresse soll dauerhaft genutzt werden, also der Spammermafia nicht in die Hände fallen

 

B    Daher wird eine weitere Adresse für Registrierungen und Foren benötigt.

 

C    Private Mitteilungen über vorname@meinefirma.de, um die Kumpels ganz dezent mit der schicken neuen Webseite neidisch zu machen.

 

D    Aus Sentimentalität für die wilden Jugendjahre wird partyanimal321…boom!!@web.de weiter passiv im Auge behalten

 

E   Schließlich brauchen wir noch einen Google-Account, da an der Nutzung von Google Business, Adwords und vielleicht auch Analytics ohnehin kein Weg vorbeiführt.

 

Ordnung dank Weiterleitungen und Emailkonten

 

1  Wir verwenden den Googleaccount für die technischen Belange der Webseite, also nutzen wir auch Google Drive für das Parken der Sicherungsdateien (funktioniert prima!) und die mit dranhängende Gmail-Adresse für solche Dinge wie Impressum, Branchenbucheinträge usw. Richtet man im Postfach eine Weiterleitung ein, muss man sich dort nie wieder einloggen.

 

2  Für Registrierungen in Foren, Bestellungen bei Onlineshops könnte man ebenfalls diese Google-Adresse nutzen. Besser sind aber Einmaladressen  oder als deren erweiterte Variante Spamgourmet. Man kann dort Adressen erzeugen, die eine frei wählbare Zahl an Weiterleitungen vornehmen und danach abblocken.

 

3  Nun richtet man chef@meinefirma.de ein, ebenso privat@meinefirma.de und was man sonst noch so braucht. Diese Adressen werden NICHT im Netz veröffentlicht und auch NICHT an dubiose Shops oder Seiten geschickt. Damit ist sichergestellt, dass sie dauerhaft nutzbar bleiben, was wichtig ist, um sie auf Visitenkarten und anderen Drucksachen einsetzen zu können.

 

4  Wenn noch nicht vorhanden: Installation eines Email-Clients. Ich bevorzuge Thunderbird. Das Programm wird auf dem Computer installiert und sammelt die Emails aus diversen Konten ein, darunter auch die Partyadresse aus den wilden 90ern. Sowohl Webmailer wie Gmx oder Google als auch die Adressen der eigenen Domain können sehr einfach eingebunden werden, man gibt nur Adresse und Passwort einmal ein. Man muss dann nicht mehr seine Postfächer einzeln abklappern und kann bei ausgehenden Mails mit einem Klick wählen, welcher Absender verwendet werden soll. Tipp: Mit dem Plugin „Manually sort folders“ kann man die Konten nach Wichtigkeit sortieren.

 

5   Last not least: Klickt man in Thunderbird auf eine der eigenen Emailadressen und dann auf „Konteneinstellungen bearbeiten“, lässt sich eine Signatur hinterlegen. Man kann also nun seine Postanschrift und Telefonnummer eingeben, die daraufhin automatisch unten an jede ausgehende Mail angehängt werden. Das ist nicht nur ein netter Service für das Gegenüber, sondern bei geschäftlichen Mails gesetzliche Pflicht. Weiter kann man in der Signatur seine Webseitenadresse anführen, Slogans, Lebensweisheiten usw. Es empfiehlt sich auf html-Formatierungen zu verzichten, da andere Clients diese je nach Einstellung als Bedrohung einstufen und evtl. blocken.

 

Ergebnis: Die wertvollen Adressen auf meinefirma.de werden ncht zugemüllt kaum das sie bestehen. Bei Veröffentlichung nützt man Weiterleitungen und Wegwerfmails. Kompromittierte alte Gratisaccounts können problemlos von Thunderbird mit eingesammelt werden. Um all das muss man sich nach einmaliger Einrichtung keine Sorgen mehr machen, und es bleibt auch nichts Wichtiges mehr im Spamfilter hängen.